Succesverhalen
SVHW: Terug naar één solide basis
Lokale belastingen innen is geen kerntaak waar gemeenten zich dagelijks mee bezig willen houden. En dat hoeft ook niet. SVHW doet het: een samenwerkingsverband van 14 gemeenten en 1 waterschap dat al bijna 25 jaar het volledige belastingproces uitvoert. Van waardebepaling tot inning en bezwaar. “Belastingen zijn misschien niet leuk, maar wel nodig om de voorzieningen en veiligheid in een gemeente te betalen” zegt Bram, ICT-coördinator bij SVHW. “Wij voeren onze taak goed uit: efficiënt en eenvoudig.” Om dat te blijven doen, moest de interne organisatie van SVHW ook een stap vooruit. En die stap begon bij één integraal systeem.
Van 6 applicaties naar één geheel
SVHW telt zo’n 100 medewerkers en heeft een ICT-afdeling van 8 specialisten. Dit team houdt niet alleen de interne IT-omgeving draaiende, maar levert ook IT-diensten aan de aangesloten gemeenten en waterschappen. Continuïteit, automatisering en vertrouwen vormen daarbij de basis. “Wij zijn een samenwerkingsverband” vertelt Bram. “Gemeenten en waterschap hebben de belastingtaak overgedragen aan ons. Hoe slimmer en stabieler onze systemen zijn, hoe beter we ons werk kunnen doen.”
SVHW werkte voor HRM en Finance jarenlang met meerdere losse applicaties. “Vijf of zes systemen, allemaal met koppelingen. Dat betekende veel beheer, foutgevoelige integraties en beperkte ruimte om door te ontwikkelen.” In het voorjaar van 2024 startte SVHW daarom een marktverkenning. De wens was helder: een alles-in-één oplossing die overzicht geeft, beheer vereenvoudigt en meegroeit met de organisatie. Die oplossing werd AFAS.
En de tijdlijn?
Die was strak. “We hadden zelf nog geen ervaring met AFAS. Maar we wisten wel: als we dit doen, moeten we het goed doen. En snel ook.” In september 2024 ging implementatie van start. De deadline: 1 januari 2025 live. HRM en Finance moesten draaien, salarissen moesten uit AFAS komen én het nieuwe boekjaar moest in het nieuwe systeem starten. “Dat is een korte periode” vertelt Bram. “Het was niet realistisch om alles meteen tot achter de komma af te hebben. Maar de basis móést staan. En daarna wilden we stap voor stap optimaliseren. Daar hadden we hulp bij nodig.”
Alle kennis onder één dak
Via AFAS kwam SVHW in contact met Vellow. “Vanaf het eerste moment draaide Vellow volledig mee” vertelt Bram. “Tijdens een AFAS-implementatie krijg je heel wat huiswerk mee. Vellow deed het huiswerk sámen met ons, begeleidde onze workshops en hielp bij de functionele- en gebruikersacceptatietesten. Bij Vellow hebben ze vanuit iedere hoek expertise, en dat is enorm fijn in zo’n proces.” Die bereikbaarheid en expertise zorgden volgens Bram voor de perfecte samenwerking. “De lijntjes zijn kort. Je schakelt direct en krijgt snel antwoord. En binnen Vellow is er altijd iemand met de juiste kennis – HRM, finance, functioneel beheer. Die achtervang is enorm prettig.”
Van livegang naar doorontwikkeling
Zo gezegd zo gedaan. Per 1 januari 2025 ging SVHW live met HRM en Finance in AFAS. Salarissen draaiden succesvol, en vanaf dat moment werd het systeem nog verder uitgebouwd. Want in juni volgde de onboarding van nieuwe medewerkers. “Alles met ondersteuning van Vellow” vertelt Bram. “Ook na livegang bleven ze betrokken. Kleine aanpassingen, functioneel beheer, optimalisaties – precies op het moment dat wij het nodig hebben.”
100 medewerkers gingen mee in deze nieuwe AFAS-omgeving. Dus: hoe zorg je dan voor goede adoptie? Ook daar had Vellow een plan voor. “We hebben key-users opgeleid en gebruikersinstructies gemaakt. Vellow heeft ons ontzorgd met instructievideo’s in onze eigen AFAS-omgeving. Dat maakt het voor medewerkers laagdrempelig en herkenbaar. Ze hebben het systeem snel omarmd.”
Minder beheer, meer overzicht
“De impact van AFAS is duidelijk merkbaar. Alles hangt nu met elkaar samen,” vertelt Bram. “Dat geeft overzicht en inzicht. We vinden sneller wat we nodig hebben en zijn veel minder tijd kwijt aan beheer.” De échte eyeopener? Selfservice: “Onze processen liepen vroeger langs veel schijven. Nu gaan dingen sneller, met minder handelingen en zonder extra inzet. Dat levert organisatiebreed enorm veel op.”
Samen verder bouwen
SVHW is nog lang niet klaar. De komende tijd ligt de focus op rapportages, dashboards en verdere finetuning. “Veel onderdelen staan nu op een zeven. Die willen we naar een negen brengen.” En Vellow blijft betrokken. “We hebben nog niet de capaciteit om alles zelf in beheer te nemen. Bij ons zou het op één persoon neerkomen. Met Vellow hebben we continu toegang tot kennis en ervaring. Dat maakt ons minder kwetsbaar.” En waarin maakt Vellow écht verschil, Bram? “Laagdrempelig, snel bereikbaar en geen vraag is te veel. En het zijn gewoon leuke, kundige mensen om mee samen te werken. Ik zou Vellow dan ook zeker aanbevelen. Als je voor zo’n traject staat als wij, betaalt hun ervaring zich dubbel en dwars terug.”
Wordt jij ons volgende succesverhaal?
Benieuwd hoe AFAS software jouw organisatie kan ondersteunen? Neem contact op met Vellow voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek hoe we samen jouw bedrijfsprocessen naar een hoger niveau kunnen tillen.
