Succesverhalen
Gemeente Leeuwarden: Samen sterker onder één paraplu
Zeven Friese gemeenten, één gedeelde ambitie: slimmer, efficiënter en meer als één organisatie werken. Met dat doel voor ogen ging gemeente Leeuwarden samen met de andere gemeentes aan de slag met AFAS. Én een eigen Shared Service Center. “We ondersteunen inmiddels ruim 4 duizend gebruikers” vertelt Orçun Özen, senior functioneel beheerder bij gemeente Leeuwarden. Maar daar ging wel wat aan vooraf. Zo stroomlijnden gemeente Leeuwarden en Vellow de regionale samenwerking.
Harmonisatie
“Mijn doel is altijd helder geweest. De samenwerking binnen onze regio versterken” vertelt Orçun. Met 6 collega’s is het team van Orçun binnen gemeente Leeuwarden verantwoordelijk voor het HRM-beheer van alle regiopartners. En met de wens om in de toekomst ook met andere gemeentes binnen Friesland samen te werken, was de koers gezet. “We zochten harmonisatie. Een manier om alle betrokken organisaties op dezelfde manier te laten werken, vooral binnen HRM. Want als iemand van gemeente A tijdelijk bij gemeente B aan de slag gaat, moet dat administratief gewoon kunnen.” Dus ging gemeente Leeuwarden op zoek naar een systeem dat dit kon.
Eén systeem, duizenden gebruikers
Na een aanbesteding rolde AFAS als beste uit de test. De keuze voor AFAS betekende voor gemeente Leeuwarden veel meer dan alleen nieuwe software – het was de verdere professionalisering van het eigen Shared Service Center. “We werkten al met vele regiopartners samen” vertelt Orçun. “Iedere organisatie heeft haar eigen dynamiek, processen en mensen. Maar met AFAS hebben we één systeem dat dit allemaal ondersteunt.”
De komst van AFAS zorgde voor stroomlijning. Zichtbare harmonie. “De overstap naar één gezamenlijke verloondag, de 20ste van de maand, is daar een mooi voorbeeld van. Dat was vroeger overal anders. Nu doen we het allemaal tegelijk. Dat is overzichtelijk en efficiënt.”
Samen kom je verder – letterlijk en figuurlijk
… en gemeente Leeuwarden had nog wat meters te maken. Want wat begon als één implementatie, werd een regionaal platform voor samenwerking. “Hoe eenvoudig AFAS ook lijkt, het is een wereld op zich,” vertelt Orçun. “We hadden iemand nodig die onze situatie begreep en ons verder kon helpen.” Die regionale samenwerking vroeg namelijk om meer dan alleen techniek: het vroeg om kennis, richting en menselijkheid. “Ik raakte in gesprek met Dionisio van Vellow. En na dat ene gesprek had ik meteen een goed gevoel. Dionisio dacht niet in uren of ingewikkelde structuren, maar in oplossingen. Het vertrouwen was er direct.” En die meters werden kilometers. Vanaf dat moment ondersteunde Vellow bij alles wat te maken had met uitbreiding en inrichting. Die ene AFAS-omgeving veranderde in 6 aangepaste AFAS-kopieën. Eigen omgevingen voor de inmiddels 5 aangesloten gemeentes, ingericht door Vellow.
Hoe dat precies werkt?
“Onze Shared Service Center werd de IT-paraplu voor andere organisaties. Iedereen kon op deze manier eenvoudig gebruikmaken van onze beheerorganisatie. Dat is niet alleen kostentechnisch aantrekkelijk, maar zorgt ook voor verbinding onderling. En omdat Vellow onze omgeving en wensen door en door kent, weten ze precies wat nodig is om een nieuwe organisatie soepel bij ons aan te laten sluiten. Zo bouwen we stap voor stap verder. Momenteel bedienen we ruim 4 duizend gebruikers centraal vanuit onze eigen afdeling in Leeuwarden. En staan de Vellows paraat voor al onze vragen.”
Een nieuwe mijlpaal
De kansen van een gedeelde AFAS-omgeving bevallen zo goed, dat nóg een organisatie instapt bij gemeente Leeuwarden. “De Dienst sluit zich aan bij onze samenwerking. Dat betekent ook meteen zo’n 125 nieuwe gebruikers. Het zal geen verrassing zijn dat Vellow ons ook bij dit project ondersteunt. Zo hebben ze de complete inrichting van Payroll verzorgd,” vertelt Orçun. Gaandeweg het project ontstonden ook andere vragen. Want hóé train je al die nieuwe gebruikers om AFAS te gebruiken? Daar wist Vellow wel raad mee. “Vellow maakt instructievideo’s van de AFAS-omgeving van De Dienst. Meteen herkenbaar dus. Zo weten nieuwe gebruikers precies hoe ze met AFAS werken; van verlofaanvragen tot declaraties indienen. Enorm waardevol, lekker snel en ook kostenbesparend. Die kennis blijft altijd geborgd.”
Altijd dichtbij – ook na livegang
Livegang De Dienst: 1 januari. Stopt het dan daar? Zeker niet. Orçun heeft nog genoeg plannen. “We hebben nog een aantal projecten in de pipeline. Ook wil ik binnenkort de werving & selectie module van AFAS in gebruik nemen.” En Vellow? Die blijft wel aangehaakt. “Vanaf dag één voelde het goed, en dat gevoel is alleen maar sterker geworden. Ze zijn laagdrempelig, toegankelijk en altijd bereikbaar. En dit zeg ik niet alleen vanuit mijn eigen ervaring. Mijn hele team staat erachter. Vellow straalt zoveel vertrouwen uit, dat ze bijna als collega’s voelen.”
De eerlijke resultaten voor gemeente Leeuwarden? Minstens zo helder. “Onze gebruikers merken dat dingen soepel en foutloos lopen. Voor de functioneel beheerders zelf is de winst misschien nog groter: minder handmatig werk, meer overzicht en meer focus op doorontwikkeling. Vellow doet gewoon eerlijk werk, en is er altijd voor de nazorg. Dat maakt het verschil.”
Van A naar V
Wat ooit begon als losse organisaties met ieder hun eigen manier van werken, is uitgegroeid tot één hecht netwerk dat elkaar versterkt. En die samenwerking groeit elke dag een stukje verder. “Eigenlijk is het hele proces heel soepel gegaan” vertelt Orçun. “Ik kijk er met een grote glimlach op terug. En heb vooral ook zin in alles wat nog komt.” Zo gaat gemeente Leeuwarden verder met bouwen, verbeteren en vooral ook: verbinden. En Vellow blijft meebewegen. Want sámen ga je van A naar V. “Wil je een betrouwbare partner die écht levert en oprechte interesse heeft? Dan moet je bij Vellow zijn!”
Word jij ons volgende succesverhaal?
Benieuwd hoe Vellow jouw organisatie kan ondersteunen? Neem contact op met ons voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek hoe we samen jouw bedrijfsprocessen én AFAS inrichting naar een hoger niveau kunnen tillen.
