Succesverhalen
Omgevingsdienst West-Holland: Een nieuwe motor voor modernisering
Omgevingsdienst West-Holland werkt elke dag aan een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving. Als uitvoeringsorganisatie ondersteunt de Omgevingsdienst gemeenten bij toezicht en handhaving. Professioneel, betrouwbaar en zorgvuldig. “We werken in een publieke context,” vertelt Yildirim, intern projectleider bij de Omgevingsdienst. “Iedere euro moet goed besteed worden. Transparantie en zorgvuldigheid zijn bij ons geen nice-to-haves, maar randvoorwaarden.” Diezelfde lat legde de organisatie ook langs haar eigen HR-processen. En daar lag een verbeterkans.
Een organisatie in ontwikkeling
Omgevingsdienst West-Holland bestaat sinds 2012 als zelfstandige organisatie. Daarvoor was de Omgevingsdienst onderdeel van een gemeente – en dat verleden was nog goed zichtbaar in de systemen. “We hadden AFAS, maar werkten met een verouderde inrichting” vertelt Yildirim. Met 170 medewerkers begon dat verleden toch te knagen. “We zijn een uitvoerdersorganisatie. Dat betekent dat je je tijd niet wil verliezen aan administratie. HR moet ondersteunen, niet vertragen.”
De potentie? Met AFAS in huis was die er. “Maar we maakten er te weinig gebruik van. Veel processen waren nog handmatig, foutgevoelig en afhankelijk van goede bedoelingen.” En dat bracht risico’s met zich mee; zeker op het gebied van AVG. “Je wil niet per ongeluk documenten delen die ergens anders thuishoren. En je wil al helemaal niet dat mensen allerlei omwegen verzinnen om hun werk gedaan te krijgen.” De ambitie van de afdeling HR was helder: professionaliseren en moderniseren. “We wilden niet meer vóór het systeem werken, maar het systeem voor óns laten werken.”
Focus en capaciteit in één pakket
“Zo’n transitie kun je niet naast je reguliere werk doen” vertelt Yildirim. Daarom werd hij begin 2025 als projectleider aangetrokken. “Ik kende Seif van Vellow van vroeger” vertelt Yildirim. “Ik wist wat hij kon, en zag Vellow als een betrouwbare partner.” Dus ging Yildirim aan de slag. Maakte een businesscase, legde die voor en kreeg groen licht. “Voor ons was het duidelijk: deze transitie wilden we niet met een onbekende partij doen. Ik stond garant voor wat Vellow kon leveren, en dat hebben ze ook echt waargemaakt.”
Het traject ging van start
… en dat begon met structuur. “We hebben eerst samen met Vellow alles vastgelegd: rollen, verantwoordelijkheden, planning, kosten en besluitmomenten. Dat gaf enorm veel rust.” Daarna volgde een uitgebreide workshop met de eindgebruikers. “Vellow liet ons zien wat AFAS daadwerkelijk kan. En daarna gingen we in op onze eigen situatie: hoe werken we nu? En vooral: hoe wíllen we werken?” Het resultaat: een heldere blueprint voor onboarding, offboarding, persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) en andere HR-componenten. Alles geborgd in AFAS. Met een duidelijk plan startte de herinrichting in april 2025.
Gefaseerd live
Het project werd opgesplitst in twee fases:
Fase 1, nog vóór de zomer van 2025: live gaan met onboarding, offboarding en PBM’s.
Fase 2, in het najaar van 2025: het volledige sollicitatieproces inrichten, inclusief OutSite, automatische aanvragen en workflows.
En de ervaring leert: als je bezig bent, kom je vanzelf dingen tegen. Soms voorzien – en soms onvoorzien. “Gedurende het project kwamen we op nieuwe inzichten” vertelt Yildirim. “We hebben daarom regelmatig bijgestuurd. Alle credits naar Vellow hiervoor. Want ze pakten alles op en losten het gewoon op. Die pragmatische houding is goud waard.”
Na livegang lag nog een andere uitdaging: de 170 medewerkers meenemen in de nieuwe manier van werken. Alle teamleiders werden actief meegenomen: “We hebben in een presentatie alle verschillen laten zien. Uitgelegd hoe AFAS nu werkt. En heel belangrijk: Vellow maakte instructievideo’s van onze eigen omgeving. Die staan nu op SharePoint. Zonder houdbaarheidsdatum en toegankelijk voor alle eindgebruikers. Weet je het niet meer? Even de video kijken, en je kunt weer door. Hiermee is niemand proceshouder, en is de continuïteit bij iedereen geborgd.”
Meer eigenaarschap en inzicht
Hoe de nieuwe manier van werken in de praktijk eruitziet? Daar vertelt Yildirim enthousiast over: “Waar eerder één persoon de losse eindjes aan elkaar knoopte, is nu alles geautomatiseerd. Had een medewerker bijvoorbeeld een kapotte veiligheidsbril? Dat ging vroeger via Excel. Nu doet de medewerker zelf een melding in AFAS. En hebben wij volledige tracking per individu.” Het resultaat? Inzicht én overzicht: “Iedereen is nu eigenaar van zijn proces. We kunnen met één druk op de knop zien wat we uitgeven aan werkkleding en PBM’s. Analyses maken gaat sneller. Onze HR-afdeling ondersteunt weer echt.”
Een duurzame samenwerking
Livegang? Check. Het systeem vóór je laten werken? Check. Is de inzet van Vellow nu dan klaar, Yildirim? “Absoluut niet. Vellow blijft betrokken bij onze nieuwe initiatieven. Wat ik zo bijzonder vind aan Vellow is dat ze inhoud combineren met structuur. Ze begrijpen AFAS én de organisatiecontext. Dat is zeldzaam. Ik blijf het zeggen: hun pragmatische houding is echt onderscheidend. En als ik ze vandaag bel met een issue, staan ze direct klaar. Zo bouw je sámen verder.”
De stip op de horizon? Die is voor Yildirim helder: “We blijven kijken hoe we AFAS verder kunnen inzetten. We willen nog meer automatiseren, en denken zelfs aan een HR-chatbot voor standaardvragen van collega’s. Steeds verder professionaliseren. Met Vellow is dat gelukt!”
Word jij ons volgende succesverhaal?
Benieuwd hoe Vellow jouw organisatie kan ondersteunen? Neem contact op met ons voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek hoe we samen jouw bedrijfsprocessen én AFAS inrichting naar een hoger niveau kunnen tillen.
